昨日は、埼玉県のクライアントの５Ｓ・ＶＭ活動推進支援のコンサルティングを行いました。その中で特に総務部門の５Ｓ・ＶＭについて現在、強化しているところであります。

総務などのオフィスにある部門は、人が仕事についている「属人化」により、その人しかできない、ベテラン社員の方がいなくなると仕事が回らなくなるといった現象例が多くの中堅・中小企業では見られます。

それを打破するためには、まず事務用品などのモノの整理、整頓を行い共有化を図る。さらにファイリングシステムにより書類の共有化を図り、個人持ちの書類をなくしていく。目で見て成果がわかるところから改善を実施していきます。

さらにＶＭでは、マルチスキル化の推進。スキルマップを作成して、マルチタスク件数、マルチスキル化率、マニュアル作成数などを管理指標として実施していくと有効です。多くの宝の山が眠っているオフィスの改善。是非、５Ｓ・ＶＭを活用して改善に取り組んでいただきたいと思います。