昨日は、東京の洋菓子工場にて、５Ｓ活動推進支援のコンサルティングを行う中で、電子データのファイリングの講義を行ってきました。５Ｓ活動で紙のファイリングは実施していくのですが、電子データに関しても今や重要な活動になっています。

電子データの保存状態に関する問題点としては、ファイルの保存ルールがなく、成行き的に作成しているため、必要なデータの保存場所を探しにくい。人によっては、デスクトップ上が煩雑になり必要なデータを探しにくい。

ファイル名からどのようなデータが保存されているか？開かないとわからないなど多くの問題点を抱えており、書類より厄介だったりします。デジタル化の推進により電子データのファイリングが必要不可欠になっていますが、手がけていない企業も結構あります。

目的を確認し、推進のポイントを明確化し、正しい推進手順で構築していく。昨日は、講義に加えて現状調査もしたのですが、書類のファイリングシステムがきちんとできているのでいい電子データのファイリングシステムが構築できる確信を得た１日でした。