昨日は、東京都内のオフィスで、５Ｓのコンサルティング支援をある企業のオフィスで実施しました。今、工場の製造現場だけでなく、工場の事務所さらに、会社の東京にある本社オフィスの５Ｓ支援というものが増えてきました。

電子データの保存状態の問題点には、ファイルの保存ルールがなく、成行的に作成していているため、必要なデータの保存場所を探しにくい。ファイル名からどのようなデータが保存されているか判別しにくく、使用の都度、ファイルを開いて確認する必要があるなどさまざまな問題点が企業で見られます。

５Ｓ活動は、最初は、事務用品などのモノや書類を対象として、整理、整頓を行っていきます。ただ、これだけＩＴ化が進んでいる昨今、ムダなデータ探しの時間の削除や情報セキュリティの確保を目的とした電子データのファイリングに着手する必要が必ず出てきます。

電子データのファイリングシステム構築の対象範囲を決める。即廃棄データの整理をする。保存データの棚卸と業務分類表を作成する。そして、電子データの運用ルールの設定とファイル基準書を作成する。このような形で進めますが、上記の問題点がある企業には、是非電子データの５Ｓに取り組んでいただきたいと思います。