今、ある食品会社の業務改善の実施を５Ｓ活動を通じて行っています。そこでのポイントは、ファイリングシステムを構築していく過程で、業務を改善していくことです。書類を有効活用できるように、管理するために業務を体系化していくことが必要だからです。

第１ステップでは、業務の棚卸を行っていくのですが、ここで、属人化された業務内容を明確にする。仕事の担当領域、仕事量を明確にする。現在作成、保管されている書類がどの業務に必要な書類であるのかを再認識することを行っていきます。

具体的には、業務を大・中・小に分けて、大分類には、製造や仕入購買、品質管理が当てはまり、中分類には、仕入購買に発注、納期確認、受入、支払などが入り、小分類に発注書といった具体的な書類名が入っていきます。

業務改善を行っていくにはいきなり、難しいフローを作成して実行する企業がありますが、労多くして成果なしといったことになりがちです。業務改善の着眼点…ファイリングシステム構築の大切さをわかっていただきたいと思います。