昨日は、あるクライアントのオフィスでの５Ｓ推進のためのコンサルティングを行ってきました。テーマは、属人化した業務を見えるようにして、誰でも業務ができるようにすることと事務処理能力をあげることです。

そのためには、業務を大分類、中分類、小分類に体系化して見えるようにして、どの業務のために書類やデータがあるかを確認することが第一ステップです。この体系化された表を業務分類表と呼びます。

業務分類表をもとにどの書類を箱等の道具立てを使って見えるようにして、業務の流れや業務のやり方を見えるようにすることが次のステップです。これは書類の整頓で、オフィスの５Ｓの中では極めて重要な活動の一つです。

特別定額給付金の支給が遅れているようです。昨日、新聞の中で、処理をしている現場の写真が掲示されていました。５Ｓができていない様子が伺え、これでは「遅れるのもしょうがない」という印象でした。事務処理能力をあげるには５Ｓが大切なことをもっと理解していただきたいと思います。