今日は、ある会社でファイリングシステムの講義を行ってきました。ファイリングというと、ファイルをきれいに綴じるだけのものと思うかもしれませんが、そうではありません。「業務の見える化」につながるもので、企業体質改善・改革には非常に有効です。

ファイリングをするためには、まず業務を分類、体系化することが必要です。自社の業務を大分類と中分類に分ける。さらに、小分類のところに書類や電子データを入れて、業務を分類した表をつくりあげる。この表で業務に必要な書類やデータなのかどうかをこれで見ることができます。

意外なのは、「この業務を分類した表をつくってみてください」といっても、なかなかうまく作れないということです。いかに日々の業務に追われて、自分の本来のやるべき業務が何なのかが、見れていないケースが多いことか…

書類を基準としたファイリングではなく、「業務を基準」として、ファイリングをつくりあげる。その過程の中で、さまざまな業務改善や業務効率化を図ることができます。最終的には背表紙を見ると、「業務が見える」。新しい人が入ってこられても、ファイルを見るとわが社の業務が何かがすぐ説明できる。本当の意味でのファイリングを構築したいものです。