５ＳとＩＳＯ９００１すなわち品質マネジメントシステムの関係性は深く、５Ｓを導入しながら、ＩＳＯ９００１を構築していくと効果的なシステムができあがります。その中で５ＳのファイリングシステムとＩＳＯの文書管理についてちょっとお話しします。

ＩＳＯ９００１の２０１５年度版は２００８年度版と比べて、章立てが大きく変わりました。５Ｓの中のファイリングシステムは、従来の４．２の文書化が２０１５年度版では７．５の「文書化した情報」に変わり、ここと連動させることが必要です。要求事項では、一見、記録という言葉がなくなり、文書のスリム化のイメージがありますが、良く読みとると規格の趣旨は実は変わっていません。

５Ｓのファイリングシステムは、「書類を有効的に活用するための保管・保存から廃棄にいたるまでの体系的にシステム化した書類の管理方法」をいい、まさにＩＳＯの「文書化した情報」と一致していきます。

５Ｓや普段の仕事とＩＳＯは別ものと捉える方が多いですが、良く理解されると改善・改革のチャンスがあることと気づきます。２００８年版のようにあまり改訂が少ないと、そこで改善を進めようとする気が起こらない企業の方が多かったですが、今回は違います。２０１５年版のおおきな変化をチャンスに５Ｓを使ってムダな書類をなくす、活きたＩＳＯを目指していただければと思います。