オフィスの５Ｓで特徴のあることは、ファイリングシステムという仕組みを構築していくことです。この５Ｓ活動でのファイリングシステムのポイントは、業務を基準としたファイリングを行っていくことです。

そのためには、部門などの業務を大分類、中分類、小分類に区分けしていくことが重要です。大分類、中分類を業務として、小分類を書類として捉えて、業務のどの分類に書類が当たっているかを探っていきます。

その分類が出来上がってから、ファイル基準に展開する。ファイル基準にのせる情報としては、「大、中、小どの分類でファイルをくくるか」、「書類は原紙か、写しか」、「媒体は紙か、電子か」、「ファイル道具は何か」、「ファイルの保管・保存基準はどれくらいか」といった内容です。

このファイル基準にあるファイルだけが存在する。そして、背表紙を見ると業務がわかる、保管・保存がわかるといったようにすることで、書類の発生から保管・保存、廃棄へのシステムが構築される。今日のコンサルティングでは、ファイル基準の重要性がわかっていただく議論ができたことと思います。